1、适用性:和企业的需求搭不搭,不要为了信息化而信息化,要记住信息化的终目的是为了提高效率。我们经常看到有些类型企业上某些oa简直是劳民伤财,花了成本不说,还达不到预期的效果,反而拖低整体的工作效率。所以在适用性这方面我们要很好的权衡考量,主要是考虑企业是否需要上oa,上什么样的oa。
在是否需要上oa上,企业需要根据企业的实际情况做出具体的评判,这些实际情况包括部门人员组成情况、预计多少人会使用oa、oa产生的价值、oa产生的经济成本(包括显性成本和隐性成本呢)等。
在上什么样的oa上,我们觉得应该根据企业进行模块化配置,如若公司对于协同办公的要求特别多的,我们可以考虑主要上协同办公类oa,如若企业生产管理亟待提升,我们则可以考虑上一个生产管理类系统;更具体的,如果我们对差旅这块有更为明确和迫切的需求,我们可以考虑上一个差旅及费用管理系统(比如说全程费控)。当然根据系统的不一样,价格也相应的千差万别。
2、经济性:在经济性上,我们需要考虑上一套oa带来的经济成本与经济效益,上述我们提到,这里的成本是包括显性成本与隐性成本在内的。现在的oa分为两类,一种是传统的
oa系统,一种是基于saas类oa,在经济性上,我们倾向于认为saas类的oa系统更胜一筹,供应商的服务成本较低,相应的产品价格也低,就价格而言,saas省去了大量的安装成本、后期维护成本、管理员培训成本。传统的oa在这些成本上不仅处于劣势,而且还额外增加了一些隐性成本。
传统的oa保守诟病,大多数功能都是鸡肋,如果公司中所有的事都要按造oa来执行,那么有些操作流程甚至比手工操作还麻烦,无疑大大的降低了工作效率,从而增加了隐性成本。
3、安全性:传统的oa系统有可能会比saas更加安全一些,这很好理解, 因为所有的数据存在本地,数据放在自己手中总归是安全的。所以如果我们选择saas厂家,一定要尤为关注他为我们的数据安全做了多大的技术保障。
而除了数据是否在手里之外,我们这里还提出了另外一种安全性:1分散性不要把所有的鸡蛋放在同一个篮子里,这是一个放之四海皆准的原则,所以我们(尤其是大公司)在为自己配置saas类的oa的时候,一定要记得不要把公司所有的数据交由同一家供应商,即不要只选择一家厂商作为oa提供者。我们可以将行政类系统外包给某家专业类的公司,把差旅管理类的外包给另一家公司,再把生产管理安排给另一家公司,这样做的目的不仅是基于安全考量,更是各个供应商在各自领域的专精专业性,所以相比于平台型的saas类oa,我们更应该选择垂直类的saas。
4、操作便捷性
很多员工抱怨,oa系统很麻烦,尤其是审批方面,除了从企业顶层设计入手,缩减层级,促进公司扁平化升级,我们还应该选择一个简洁易操作的oa系统,支持pc端、移动端多屏操作的,采用人性化设计的界面,事先可以先**的(值得注意的是:大多数saas类供应商都是提供免费**的,而传统的oa适用则相对困难,搭配环境、配置功能非常麻烦),使用之后,让员工投票决定是否使用该产品,而不要自己擅作主张,以避免oa达不到应有的效果。
传统oa不仅成本高、而且柔性化程度低。这就使得在企业一次性购买了一整套系统,对相关人员进行系统性的培训了之后,却发现这时候oa已经不适用于企业当前的情况了,不适应了,是选择放弃这套oa吗?沉没成本投入太多了,这时候选择放弃不仅使得钱打了水漂,还会让人质疑你的决策能力,于是决策层索性就继续沿用。决策层对oa的使用频率较低,基层员工有可能使用的频率更高,这时候,基层员工的抱怨就来了,由于信息不对称,企业决策层没法很好的获知这些信息,使得企业终只能陷入一片哀嚎!