在我们和其他用户的交流中,被问到多的一个问题就是“使用协同办公管理软件或
乐鱼官方网站入口-乐鱼全站app官网入口对我们有什么好处?”有些比较“鸡贼”的软件服务商就会趁机让用户试用他们的协同办公系统,然后反问一句“您觉得有什么好处呢?” 这时候,用户还是有些不明所以,但已经隐隐约约感受到了系统在处理业务上的优势,然后他的注意力自然就被软件服务商顺利引导到产品优势上了,终心甘情愿的买单。
但我们要明白,产品优势不是我们为协同办公系统买单的必要理由。因为首先,企业内部必然是在办公或管理上存在一些亟待解决的问题,其后为了解决这些问题,用户才会考虑到引入系统,所以,“协同办公管理系统能帮我解决什么样的问题”才是我们选择它的原因。
协同管理软件,核心词是管理,作用域是协同,也就是“协同管理”。所以,软件本身只是协同作用的,主要的还是企业本身的管理模式和管理手段上。“协同管理软件”其实可以理解为,日常业务数字化、高效化、快速化、便捷化。在建立工作流程、优化业务模式、协调日常工作上,软件本身起到的作用并没有用户想象的那么大,它只是一个工具,怎么用它,用它干什么取决于你的管理思想。
但我们仍然可以发挥它的价值,通过它解决某些问题,以下是我们在经手的数千个项目上得到的经验:
1. 日常信息协同:虽然qq、微信使用很广泛,但是真正的协同管理软件的消息管理更为严格,国内的协同系统在这一点上还有很大的提升空间。消息系统和工作流应该绑定,工作流转、审核、待办都应该由系统自动发消息提示,而不是遍布各个渠道。信息协同应该支持分部门、分角色、分组式的消息传输,每一个都有其意义,相信这个不用说的太明白。
2.工作信息协同:平时工作总难的就是协调工作,一个要会签的文件,可能有4~5个人签字审核,可能有一个重要任务不同意,就要打回重做。人为处理这样的复杂文件,可能用好几天都搞不定,因为负责这个文件的人要在不同的负责人周围跑,甚至每个负责人都要跑好多遍。所以,一个好的协同管理软件,要能完成协调信息的复杂性流转能力,这对工作帮助很大。
3. 系统性协同管理:一个系统好不好关键不是员工感觉好不好用,操作简不简单。而是,企业的管理者能不能用它解决企业的问题。所以,协同管理软件要让企业的管理者有一个监控的平台,他能系统性的看到整个系统管理平台的运作情况,关键节点。
4. 知识系统:每一次的工作处理都是企业宝贵的财富,它记录了企业发展的成长史。一个好的知识库,可能让管理变的高效几倍。管理人员能从知识库里找到自己要处理的问题以前是怎么处理的,遇到过什么问题,吸收经验,弥补教训,计算机记录比人脑记录要精确的多。没有个人感情的记录,才是值得参考的记录。
5. 数据挖掘:说到这点,我有些失望。我在中国没有见过数据挖掘系统,现在所有打着数据挖掘旗号的仅仅是在做数据采集和数据推演。只能是分析历史数据,然后推导出一个可能的结果。但是数据挖掘的真谛不是这些,我对数据挖掘做了一个个人定义:“在偶然中找必然。”现在的商业化数据挖掘是,今年多晶硅价格大跌,明年必须减产。而真正的数据挖掘应该告诉你,明年大多数时间是晴天,太阳充足,太阳能产业会复兴,那它的原材料多晶硅使用量会增加,所以市场会回暖。可能有些说远了,但是我想说的是数据挖掘对企业很关键!不懂的话,不要盲目乱上。
6. 不要单独上协同管理平台:协同管理也好、oa也好、r也好这些软件不能单独上,上了也没有实际意义。本来是一个联合体,为什么要分开?让我想起了华山的剑宗和气宗,有些东西浑然一体,分开了也就废了。